Poslovne tajne cure – iz alata za kolaboraciju

Čuvajte se Zooma, Teamsa, Vibera, Whatsappa…

0 Flares 0 Flares ×

16. travanj 2021. – Veritas Technologies, globalno vodeća tvrtka na području zaštite podataka, osiguravanju njihove dostupnosti i omogućavanju uvida u podatke, predstavila je rezultate novog istraživanja koje stavlja naglasak na opasnosti vezane uz korištenje programa za razmjenu poruka (Instant Messaging, IM) i poslovnih alata za kolaboraciju.

Osjetljivi podaci dijele se putem alata za poslovnu suradnju i dalje – iako je 39% zaposlenih zbog takvih postupaka bilo izloženo kritikama svojih nadređenih. Foto: Andrea Picquadio, Pexels

Čak 71% zaposlenih u svijetu – uključujući i 68% onih u Sjedinjenim Američkim Državama – priznalo je kako osjetljive i za tvrtku važne poslovne podatke dijeli korištenjem ovih alata, zaključak je ovog istraživanja.

Veritasov „Izvještaj o skrivenim prijetnjama poslovne kolaboracije“ (Hidden Threat of Business Collaboration Report) obuhvatio je istraživanje među 12.500 zaposlenih u 10 zemalja, a pokazuje da oni tvrtke u kojima rade izlažu riziku kada dijele podatke na platformama koje su izvan kontrole njihovih tvrtki.

U Sjedinjenim Američkim Državama, 58% zaposlenih sprema svoje vlastite kopije podataka koje dijele putem platformi za IM, dok 51% kaže te podatke često u potpunosti briše. U oba slučaja postupanja tvrtke u kojima rade mogu biti suočene s velikim kaznama ukoliko regulatorne agencije zatraže pisani trag o pojedinim transakcijama i poslovno obvezujućim dogovorima.

Osjetljivi podaci koje zaposleni dijele putem spomenutih kanala uključuju informacije o klijentima tvrtke (13%), detalje o temama vezanim uz ljudske resurse (10%), poslovne planove (10%) pa čak i rezultate testiranja na COVID-19 (12%).

Manje od jedne trećine ispitanih reklo je da nikada nisu dijelili išta što bi moglo biti kompromitirajuće.

Istraživanje je također otkrilo da, iako mnogi zaposleni koriste kolaboracijske alate za zaključivanje dogovora, obradu narudžbi i pregovore o povišicama, mnogi vjeruju kako kasnije neće biti službenog zapisa te diskusije ili dogovora. Samo 56% ispitanih u SAD-u vjeruje da poslodavci, odnosno tvrtke, pohranjuju ove informacije.

Istraživanje još pokazuje da izazovi postaju sve složeniji zbog količine vremena koju zaposleni provode koristeći alate za razmjenu poruka i kolaboraciju: vrijeme provedeno u korištenju alata poput Zooma i Microsoft Teamsa povećalo se u SAD-u za 13% od početka pandemije. To znači da zaposleni, u prosjeku, provode dva i pol sata svakoga dana koristeći ove aplikacije, a 27% zaposlenih provodi više od pola vremena u radnom tjednu koristeći ove alate.

Značajna količina poslovnih aktivnosti danas se rutinski provodi na ovim kanalima i zaposlenici na njima sklapaju dogovore koji su obvezujući. Primjerice, kao posljedicu zaprimanja informacija putem platformi za razmjenu poruka i drugih kolaboracijskih alata, gotovo 24% zaposlenih u SAD-u primilo je i obradilo narudžbu, 25% primilo je preporuke za kandidata za posao, a 20% prihvatilo je i potpisalo ugovor.

Osjetljivi podaci dijele se putem ovih alata i dalje iako je 39% zaposlenih zbog takvih postupaka bilo izloženo kritikama svojih nadređenih. Te kritike i prozivke bile su, međutim, uzaludne, jer 75% svih zaposlenih u SAD-u kaže kako namjerava nastaviti s praksom dijeljenja ovih vrsta podataka i u budućnosti.

Kada su upitani koje metode komunikacije pružaju najpouzdaniji dokaz da je postignut obvezujući dogovor, ne čini se da su odgovori bili temeljeni na tome što tvrtka može spremiti kao dokaz ostvarene diskusije:

  • SAD-u, elektronička pošta se smatra pouzdanom potvrdom dogovora kod 96% ispitanih, nakon čega slijedi elektronički potpis kojemu vjeruje 95% ispitanih.
  • Porukama na IM platformama kao potvrdama dogovora vjeruje 93% ispitanih, SMS porukama 89%, a čak i porukama na društvenim mrežama kao dokazu dogovora vjeruje 68% zaposlenih.

Istraživanje je također otkrilo neke zanimljive pojave na razini pojedinih zemalja:

  • Globalno, 34% zaposlenih prihvatilo bi narudžbu izvršenu putem aplikacije za instant razmjenu poruka (IM) i počelo bi je odmah obrađivati. No, ovdje postoje regionalne razlike: 49% ispitanih u Kini prihvatilo bi transakciju, dok bi istovremeno samo 29% njih u SAD-u učinilo isto.
  • Dok 58% zaposlenih u SAD-u sprema vlastite kopije podataka podijeljenih putem aplikacija za razmjenu poruka, isto čini 75% zaposlenih u Kini i 44% zaposlenih u Ujedinjenom Kraljevstvu.
  • Spremnost da se poslovne aplikacije koriste za osobne svrhe značajno varira po regijama. U SAD-u, 47% zaposlenih koristilo je korporativne aplikacije za osobne razgovore, dok je isto u Kini i Južnoj Koreji činilo 57% zaposlenih, a u Ujedinjenom Kraljevstvu samo 32%.
  • Neki poslodavci mnogo su jasniji u čvrstoj primjeni svojih politika komuniciranja od drugih. U prosjeku, 30% ispitanih na globalnoj razini dobilo je kritiku od svojih nadležnih zbog korištenja aplikacija za IM, ali ta brojka raste u SAD-u do 39% a pada u Brazilu do 21%.

Preporuke Veritasa
Veritas preporučuje sljedeće korake za tvrtke koje žele ponovno uspostaviti kontrolu i nadzor nad podacima koji se dijele putem alata za kolaboraciju i razmjenu poruka:

  • Potrebno je standardizirati skup kolaboracijskih alata i alata za razmjenu poruka koji ispunjavaju zahtjeve samog poslovanja – to će ograničiti širenje informacija po drugim platformama.
  • Potrebno je stvoriti politiku koja regulira dijeljenje podataka – to će pomoći u kontroli dijeljenja osjetljivih i povjerljivih podataka.
  • Valja educirati sve zaposlenike o politikama vezanim uz dijeljenje podataka kao i o alatima koji se koriste – to će spriječiti slučajna kršenja prihvaćenih politika.
  • Podatke koji nastaju na platformama za kolaboraciju i razmjenu poruka potrebno je uključiti u postojeću strategiju upravljanja poslovnim podacima korištenjem rješenja za otkrivanje podataka (eDiscovery) i SaaS rješenja za izradu sigurnosnih kopija (backupa) – ovo će omogućiti korisnicima da maksimiziraju primjenjivost i korištenje svih alata bez izlaganja tvrtke riziku.

 

Autor: Pokreni posao

najkraći put do najbolje informacije za one koji žele stvarati nove vrijednosti

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 LinkedIn 0 Email -- 0 Flares ×
%d blogeri kao ovaj: